Software de gestión de hoteles: definición y características

Si hay un sector que se ha visto desarrollado notablemente con las nuevas tecnologías ese es el turismo. Y es que las facilidades que hay hoy en día para viajar hace indispensable que los establecimientos y los negocios vinculados a él, como los hoteles, se doten de la infraestructura adecuada para sacarle partido. Para ello pueden contar con un software de gestión de hoteles que les haga la vida más fácil. ¿De qué manera? Pues la que se va a ver a lo largo de las próximas líneas de la nueva entrada del blog de GSC. Para ello se va a definir qué es exactamente, las características que tiene y se detallarán brevemente algunos que se pueden encontrar en el mercado.

¿Qué es un software de gestión de hoteles?

Un software de gestión de hoteles es un programa informático que facilita la labor administrativa, económica y estructural de estos lugares.

Características de un software de gestión de hoteles

Entre las propiedades y funcionalidades que ofrece se encuentran, por lo general, las siguientes:

Control de reservas y habitaciones disponibles.
Facturación.
Anulaciones.
Monitorización de los ingresos y de los gastos realizados.
Elaboración de una base de datos de clientes.
Notificación de overbooking y lista de espera.
Informe de resultados.
Relación con las agencias de viaje a través de Channel Manager.
Convivencia con otras herramientas como los ERP para el pago de las nóminas.

Ventajas que aporta este tipo de software

Derivadas de lo dicho recientemente en el apartado anterior, algunas de las ventajas de contar con un software de gestión de hoteles son:

Ahorro de tiempo a la hora de enfrentarse a trabajos administrativos: con un buen Sistema de Gestión de Propiedades (PMS en inglés) esto será posible, ya que se encarga del grueso de esas labores y permitirá un mayor foco sobre otros temas como la atención a los clientes, la limpieza del establecimiento y los ingresos, entre otros.

Relación con los clientes fortalecida: una comunicación mejorada, así como los check-in y check-out simplificados permite fidelizar a los clientes que han confiado en el hotel para pasar sus vacaciones o unos días por un viaje de trabajo.

Más visibilidad online: entre las posibilidades que brinda el ecosistema digital está la integración en la web de un motor de reservas, un chat online para hablar con un potencial cliente y un portal para el resto de ellos a través del que hacer sus reservas. Con una buena interfaz y diseño la experiencia del usuario será buena, lo que repercutirá en un mejor posicionamiento en motores de búsqueda en Internet. Las visitas aumentarán también con el Channel Manager ya que permite anunciar el establecimiento en varios canales.

Flexibilidad tarifaria e ingresos: en los PMS se puede añadir herramientas de tarificación con las que ajustar los precios y las distintas promociones que se quieran ofrecer. De esta forma, los ingresos se verán optimizados gracias a la personalización de todos estos aspectos.

Conocimiento de lo que funciona y lo que no: gracias a los informes que brinda este tipo de herramientas, los directivos podrán tomar decisiones más acertadas en el futuro sobre aspectos como el marketing, la administración, los ingresos y las finanzas en general.

Segmentación del público: esa base de datos ya comentada en sus características hará más fácil saber qué estilo de vida y circunstancias rodean a las personas que, con más frecuencia, se alojan en el hotel. De esta forma, las campañas de marketing y publicidad que se lleven a cabo más adelante pueden enfocarse en el target hallado para obtener más beneficios.

Ejemplos de buenos software de gestión de hoteles

Para acabar con estas líneas, es preciso indicar algunos ejemplos de software de gestión de hoteles para tener una idea más concreta de su funcionamiento:

Opera PMS: desarrollado por Oracle, se trata de una plataforma móvil de servicios en la nube que da la posibilidad a los clientes de disfrutar de funciones como la gestión y el almacenamiento de sus datos. Entre las posibilidades que brinda están la gestión de reservas de todo tipo, monitorización de almacenes y utensilios, así como de limpieza y preparación de habitaciones e informes comerciales en tiempo real.

Hotel Manager: se define por ofrecer un servicio personalizado mediante un programa intuitivo y fácil de manejar que no requiere demasiados conocimientos informáticos.

Cloudbeds: es de los más conocidos del mercado ya que se integra con canales de venta muy bien reputados y cotizados como Booking, TripAdvisor o Expedia, entre otros. Entre las prestaciones que ofrece, hay que decir que sincroniza y mantiene al día la disponibilidad en las plataformas donde el hotel esté registrado, contiene un panel de control en el que se monitoriza el estado de las habitaciones y se reparte el trabajo del personal y proporciona informes de situación con el fin de hacer correcciones y decidir mejor en el futuro.